Mais uma das reuniões que poderiam ter sido uma mensagem no Slack

👻 I see dead people. Este meme sobre reuniões me fez dar muitas risadas nesse final de semana.

Mas, brincadeiras, a parte, esse tema continua sempre em alta. A pandemia só fez intensificar o descontrole na forma como organizamos nosso time. Mas, se olharmos bem, antes da pandemia também lidávamos com o excesso de reuniões – em sua maioria improdutivas – além da dificuldade em organizar o dia e criar uma boa estratégia de autogerenciamento.

O COVID-19 só deu um empurrão para descermos ladeira abaixo.

Como adoro falar sobre tudo isso, lá vou eu novamente, dar algumas dicas legais que podem ajudar sua agenda ficar mais calma. Não sei como é a sua, mas a minha… se eu não controlar direitinho, as calls parecem Gremlins em dia de chuva.

 1. 📱 Agendas online, por favor!

As agendas de papel são lindas (eu as adoro), mas são old school demais. Adote um aplicativo legal de agenda. É importante que as pessoas com as quais você trabalha possam vê-la também. Eu uso o Google Agenda, mas, neste link aqui, você encontra outras dicas legais.

2. 🚫 Se o evento não está na agenda, logo ele não existe

Levo isso super a sério e faço o mesmo com as minhas pessoas. Então, coloque tudo, mas tudo mesmo, na sua agenda: a academia, a terapia, o curso, levar e buscar os filhos na escola, almoço, consultas médicas, e por aí vai. Isso vai lhe ajudar a ter uma visão estruturada do seu dia, e o seu time poderá ver em quais momentos pode contar com você.

3. 🔂 Reuniões recorrentes

Com certeza, existem reuniões e eventos que sempre acontecem no mesmo dia e horário – são os recorrentes – como, por exemplo: dailies, alinhamentos semanais, retrospectivas, clube do livro, entrega de resultados, etc. Por aqui, até Happy Hour a gente já deixa na agenda!

4.😮‍💨 Respeite o seu próprio tempo

Diante de uma agenda infinita e descontrolada (espero que com as dicas anteriores ela esteja mais calma), encontrar tempo para focar e construir algo acaba se tornando quase uma missão impossível. Esse desafio vai além da agenda, mas eu sempre começo já fazendo bloqueios de 1 ou 2 horas para esses trabalhos. Por exemplo, se sei que toda semana recebo um lote de textos para revisão ou tenho que escrever algum, já tenho horários na minha semana para isso (na agenda).

5. 📝 Organização

As reuniões precisam ter pautas definidas e um tempo limitado que precisa ser respeitado;

6. ☕ Have a break

Sempre deixe 15 minutos pelo menos entre uma call e outra para poder respirar, desligar de um assunto, se preparar para a próxima reunião, dar uma lida nas mensagens e, claro, pegar um café novinho;

7. 👩‍💻 Que tal fazer uma gravação?

Ahhh, e se você só precisa comunicar algo, apresentar uma tela que está desenvolvendo ou até mesmo apresentar possíveis caminhos para algum problema, super vale gravar um vídeo — assim você economiza agenda e manda para todos do time;

8. ❗E lembre-se:

Existe beleza nas discussões assíncronas! 😉

No final, muito mais do que gestão de agenda, estamos precisando organizar nosso dia, usar nosso tempo sem desperdícios e ao nosso favor.