Este é um conteúdo autoral do nosso CTO, Márcio Sena, publicado originalmente em seu blog e disponibilizado por ele para o nosso.

Na semana passada, comecei minha análise sobre gráficos Nave e seu impacto no trabalho e na produtividade de um time. Nela, nosso foco foi o Cycle Time Scatterplot, um gráfico que permite prever datas de conclusão do que entra no fluxo, especialmente nas fases após o comprometimento. Portanto, antes de continuar lendo, recomendo ler a primeira parte de nossos estudos sobre Nave.

Dito isso, hoje vou apresentar o funcionamento de outros dois gráficos: o Cycle Time Histogram e o de Flow Efficiency. O primeiro é um dos indicadores de performance mais consolidados, por sua simplicidade e clareza na análise de desempenho da equipe. Vamos conhecê-lo com mais detalhes!

Cycle Time Histogram

O gráfico do Nave mostra a distribuição completa das tarefas entregues. Nele, as maiores colunas à esquerda e colunas menores à direita, formando uma cauda. Mas, se o desenho mostrar uma distribuição igualitária de dados, significa que você tem uma enorme variedade de tempo de entrega.

Gráfico do Nave: cycle time histogram
Foto: reprodução autorizada do blog de Márcio Sena

Por isso, uma de suas muitas vantagens é seu layout limpo, que ajuda na apresentação de toda a distribuição de tarefas que foram entregues. 

Enquanto o eixo horizontal evidencia o tempo de entrega em dias/semanas/mês, o eixo vertical apresenta a frequência de itens de trabalho entregues em um tempo. Então, cada coluna acumula as demandas entregues dentro de um mesmo ciclo de tempo. Por isso, quanto maior a quantidade de tarefas dentro de cada barra, maior o número de soluções resolvidas naquele ciclo de tempo.

Nesse sentido, uma dica para melhorar as entregas das tarefas é estabelecer medidas para cada fase do fluxo de trabalho. Desta forma, o tempo que o time gasta em cada uma delas se torna consistente e mais previsível.

Além disso, utilizo o gráfico do Nave abaixo para ajudar na previsão de entrega dos próximos itens de trabalho. Ele apresenta a evolução da média, mediana e moda no período selecionado. Já no gráfico principal é possível visualizar os percentis que, somados às médias, oferecem informações o suficiente para que o “sentimento” e a experiência do time não sejam as únicas variáveis na previsão das entregas.

gráfico do Nave: Cycle time average
Foto: reprodução de Márcio Sena

Por exemplo, tenho usado o gráfico para tomada de decisões no Hitech, meu time de desenvolvimento na Impulso. Então, calculo a média dos últimos 30 dias e acompanhado o percentil de 85% para fazer acordos, discutir os diferentes níveis de confiança com clientes e parceiros e criar SLAs desafiadoras.

Flow Efficiency

Este (também conhecida como Eficiência do Fluxo) é um indicador com valor elevado na gestão Lean e está entre os três mais importantes para mim. Já que esse indicador é capaz de determinar se o fluxo de trabalho está sendo implementado com sucesso ou não.

A Eficiência do Fluxo é a razão entre a soma dos tempos de fases em que as atividades estão sendo realizadas – alguns exemplos disso: Desenvolvimento, Revisão e Homologação. Além disso, é também um indicativo da soma de tempo total (desde o ponto de comprometimento até a entrega).

Mas para encontrar a eficiência do fluxo é necessário ter a visualização de um dos sete desperdícios descritos na gestão Lean (transporte; inventário; movimento; esperando; superprocessamento; superprodução; defeitos). Esse desperdício pode ser identificado em duas categorias que precisam estar claras em seu quadro Kanban:

  • Tempo de espera
  • Tempo de bloqueio

Por isso, os fluxos precisam ser configurados intercalando fases de atividade e de inatividade. Logo, quando uma demanda é puxada para uma fase de execução, precisa ter como origem uma fase de espera.

Configuração

Após o seu quadro Kanban do Jira, Trello ou Asana possuir fases de execução e espera intercaladas, é possível configurar tudo isso no Nave. Para isso, basta selecionar as fases em que há espera, como na imagem a seguir:

Foto: reprodução de Márcio Sena

Eficiência do fluxo por demanda

No eixo X teremos múltiplas eficiências de fluxo e no eixo Y a quantidade de atividades apresentará uma certa eficiência. Em seguida, é possível visualizar mais detalhes da demanda ao clicar nas barras, como a eficiência do fluxo individual, um link direto para o cartão no seu board e o tempo gasto em cada fase do fluxo de trabalho.

Gráfico do Nave: flow efficiency
Foto: reprodução de Márcio Sena
Dica: depois de identificar as tarefas com os tempos de fila mais longos, aquelas com a menor eficiência de fluxo (ficam no lado esquerdo do gráfico), discuta com o time as razões por trás de seus atrasos. Quanto maior for a eficiência do fluxo, mais rápida será a velocidade de entrega.

Eficiência de fluxo do sistema

O widget “Eficiência de fluxo médio” na parte superior do gráfico do Nave mostra a porcentagem de eficiência média do fluxo de trabalho, assim como sua tendência ao longo do tempo.

Parte gráfico do Nave average flow efficiency
Foto: reprodução de Márcio Sena

Ajuste da faixa percentual da eficiência de fluxo

Dentro da configuração é possível controlar a faixa percentual e filtrar outras que não serão analisada naquele momento. Assim, casos extremos como de 100% ou 0% geralmente podem ser descartados em certas análises.

Parte do gráfico do Nave: percent range
Foto: reprodução de Márcio Sena

Por fim, investir esforços na redução do tempo de inatividade melhora diretamente a eficiência do fluxo de trabalho. Sem dúvidas, analisar o tempo de espera é a tarefa mais fácil e barata para a melhoria de processos. E esta análise pode ser feita pelo líder da área, mas envolver o time nas cadências semanais é fundamental para identificar problemas e encontrar melhores soluções.

Todos esses gráficos com certeza ajudarão você e sua equipe durante o fluxo de entregas. Então, não se esqueça de compartilhar este artigo com outras pessoas da área, para que elas também possam implementar as dicas no dia a dia.

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